Kasy online - jakie zmiany w przepisach czekają przedsiębiorców?

Wstęp

Kasy fiskalne online zmieniły sposób, w jaki ewidencjonuje się sprzedaż - teraz dane z urządzeń trafiają bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co zwiększa nadzór i automatyzację rozliczeń. W 2024–2025 roku wprowadzono kolejne rozporządzenia i rozszerzenia obowiązków (m.in. możliwość wystawiania e-paragonów i uregulowanie kas wirtualnych), dlatego przedsiębiorcy muszą sprawdzić, kiedy i w jakim zakresie ich działalność podlega nowym regulacjom.

Czym są kasy fiskalne online i czym różnią się od „tradycyjnych” kas?

Kasy online - to urządzenia (lub oprogramowanie) rejestrujące sprzedaż, które jednocześnie przesyłają dane (paragony, raporty, zdarzenia) do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez MF/KAS w czasie (lub okresowo) przez łącze internetowe. Dzięki temu fiskus ma bieżący dostęp do danych i może szybciej wykrywać nieprawidłowości.
Kasy tradycyjne (z zapisem papierowym lub elektroniczną kopią bez łączności z CRK) nadal funkcjonowały przez okres przejściowy, ale ich homologacje i możliwość użytkowania były stopniowo wygaszane w harmonogramie wymian.
Praktyczne różnice: automatyczne wysyłanie danych do CRK, możliwość wystawiania e-paragonu (za zgodą klienta), zdalne aktualizacje programowe, zabezpieczona pamięć chroniona, oraz obowiązek współpracy z systemami płatniczymi (np. komunikacja ECR-EFT w integracji z terminalami).

Harmonogram i terminy - kto i kiedy musiał/musi przejść na kasy online?

Wdrożenie kas online następowało etapami (harmonogram ogłaszany przez MF). Najważniejsze punkty historyczne i aktualne informacje:

1 stycznia 2020 - pierwsze branże (np. stacje paliw, warsztaty samochodowe) objęte obowiązkiem.
1 stycznia 2021 - kolejne branże: gastronomia, hotelarstwo, sprzedaż paliw stałych (np. węgiel).
1 lipca 2021 - rozszerzenie na kolejne usługi (np. fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze świadczący usługi dla osób fizycznych, niektóre usługi budowlane, fitness).
2024–2025 - dalsze rozszerzenia obowiązków oraz wejście w życie nowych rozporządzeń (z dniem 1 lipca 2025 r.) regulujących m.in. kasy w postaci oprogramowania i zasady e-paragonów; część zwolnień i wyjątków została zrewidowana.
Uwaga: harmonogram i lista branż były stopniowo rozszerzane, dlatego zawsze sprawdź aktualne wytyczne MF/KAS dla konkretnej PKD/branży.

Co zmieniło się od 1 lipca 2025 r.?

Nowe rozporządzenia Ministra Finansów, które weszły w życie 1 lipca 2025 r., wprowadziły istotne uregulowania:

formalne uregulowanie kas w formie oprogramowania (kasy wirtualne) - warunki techniczne i wymogi, które musi spełniać oprogramowanie, by być traktowane jak kasa rejestrująca;
możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej (e-paragon) przez nowoczesne kasy online i kasy wirtualne oraz zasady związane z ich przekazywaniem nabywcom (np. konieczność zgody klienta na e-paragon oraz formy doręczenia).
Te zmiany otwierają nowe możliwości (np. pełne sklepy online lub systemy POS jako kasy wirtualne), ale też nakładają konkretne wymagania techniczne i proceduralne dla producentów systemów i przedsiębiorców.

Obowiązki przedsiębiorcy - krok po kroku

Sprawdź, czy Twoja działalność podlega obowiązkowi (lista branż/PKD oraz warunki progowe). Jeśli sprzedajesz towary/usługi konsumentom (osobom fizycznym nieprowadzącym działalności) najpewniej jesteś objęty obowiązkiem.
Wybierz urządzenie lub rozwiązanie programowe spełniające wymagania techniczne (zgodność z CRK, protokoły komunikacyjne, możliwość e-paragonu jeśli chcesz go stosować).
Fiskalizacja - proces nawiązania współpracy kasy z CRK (m.in. przesłanie klucza publicznego kasy, żądanie fiskalizacji, otrzymanie numeru ewidencyjnego); po fiskalizacji kasa ma nadany numer i zaczyna działać jako urządzenie fiskalne. Fiskalizację wykonuje serwisant lub producent zgodnie z procedurami. Termin zgłoszenia kasy do urzędu skarbowego po fiskalizacji to zwykle 7 dni.
Zapewnienie łączności z CRK - najczęściej przez LAN/Wi-Fi/GSM (modem); projektując stanowisko sprzedaży uwzględnij stabilne łącze i redundancję (np. fallback GSM).
E-paragon - możesz go wystawiać, jeśli klient wyrazi zgodę i podasz mu paragon w ustalonej formie (SMS/e-mail/link); brak zgody = paragon papierowy. Pamiętaj, że e-paragon traktowany jest jako dokument fiskalny jeśli został wygenerowany przez uprawnione urządzenie.

Integracja z terminalami płatniczymi i oprogramowaniem POS

Dobra praktyka: wybierać kasy/oprogramowanie zgodne z protokołem ECR-EFT (umożliwia poprawną wymianę danych między kasą a terminalem płatniczym). Integracja ułatwia wystawianie poprawnych paragonów dla transakcji kartowych i automatyzację procesu sprzedaży.

Porady wyboru: kasa sprzętowa vs kasa wirtualna (software)

Kasa sprzętowa online - proste, sprawdzone urządzenia producentów fiskalnych; mniej konfiguracji, często wytrzymałe w warunkach stacjonarnych/retail.
Kasa wirtualna (oprogramowanie) - elastyczność (łatwa integracja z e-commerce, POS, CRM), niższy koszt wejścia dla sklepów internetowych, ale wymaga spełnienia ściśle określonych wymogów technicznych i zapewnienia ciągłości działania serwisu. Nowe rozporządzenia z 1.07.2025 ułatwiają formalne stosowanie kas wirtualnych, ale należy zwrócić uwagę na certyfikację i bezpieczeństwo.

Checklist wdrożeniowa dla przedsiębiorcy (przed 1. sprzedażą po nowej kasie)

[ ] Sprawdź, czy Twoja branża/PKD wymaga kasy online i jakie są terminy.
[ ] Wybierz model kasy lub system POS zgodny z CRK i (opcjonalnie) z obsługą e-paragonu.
[ ] Zapewnij dostęp do internetu (primary + fallback).
[ ] Umów fiskalizację z serwisantem/producentem i zgłoś urządzenie do urzędu skarbowego w ustawowym terminie.
[ ] Skonfiguruj procedury wydawania e-paragonów i zgód klientów (jeśli chcesz stosować e-paragon).
[ ] Przetestuj integrację z terminalem płatniczym (ECR-EFT) i procedury przy awarii łącza.

FAQ - skrót odpowiedzi na najczęstsze pytania

Czy e-paragon jest obowiązkowy?
Nie - e-paragon można wystawić, jeżeli nabywca wyrazi na to zgodę; bez zgody klient otrzymuje paragon papierowy.

Czy każde oprogramowanie POS może działać jako kasa wirtualna?
Tylko jeśli spełnia wymogi techniczne określone w przepisach (certyfikacja, komunikacja z CRK, zabezpieczenia) - od 1.07.2025 zasady te zostały doprecyzowane.

Jak długo trwa fiskalizacja i rejestracja kasy?
Sama procedura fiskalizacji jest krótka (kilka kroków technicznych realizowanych przez serwisanta), ale pamiętaj o ustawowym obowiązku zgłoszenia do urzędu skarbowego (zwykle w ciągu 7 dni od fiskalizacji).

Zakończenie - co warto zrobić teraz

Sprawdź obowiązki swojej branży (lista PKD/branż i terminy).
Jeśli jeszcze nie masz kasy online - zaplanuj wybór urządzenia/oprogramowania, fiskalizację i test połączeń (internet, terminal).
Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów / podatki.gov.pl oraz informacje od producentów kas - przepisy i interpretacje techniczne mogą być doprecyzowywane.