[Wróć do bloga](https://firmamonkiewicz.pl/blog) Poradnik # Przegląd okresowy kasy fiskalnej - czy musisz go wykonać? Wyjaśniamy, kiedy przegląd kasy fiskalnej jest wymagany, ile kosztuje, co grozi za spóźnienie i jak o nim nie zapomnieć. Terminy, koszty i kary za zaniedbanie. 5 kwietnia 2026 8 min czytania Autor: Zespół Monkiewicz - kasy fiskalne - przegląd techniczny - serwis - obowiązki podatkowe Kasa fiskalna to jedno z tych urządzeń, o których przypominamy sobie dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak - albo gdy przyjdzie pismo z urzędu skarbowego. A szkoda, bo regularny przegląd techniczny to obowiązek, który kosztuje niewiele, za to jego zaniedbanie potrafi zaboleć po kieszeni i po nerwach. W tym wpisie wyjaśniamy spokojnie i po ludzku, kiedy przegląd jest wymagany, ile kosztuje, co grozi za spóźnienie i jak o nim nie zapomnieć. Bo w Firmie Monkiewicz naprawdę wolimy Wam przypomnieć z wyprzedzeniem, niż pocieszać po fakcie. ## Skąd właściwie bierze się ten obowiązek? Obowiązek poddawania kasy rejestrującej przeglądowi wynika wprost z ustawy o VAT - konkretnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 - oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W § 54 tego rozporządzenia znajdziemy kluczowe zdanie: obowiązkowy przegląd techniczny kasy wykonuje się **nie rzadziej niż co 2 lata**. To oznacza dwie rzeczy. Po pierwsze - przegląd nie jest jednorazowy, dotyczy każdej kasy przez cały okres jej użytkowania. Po drugie - „nie rzadziej niż” to nie to samo co „dokładnie co”. Możesz robić przegląd częściej (np. co rok) i wielu naszych klientów właśnie tak robi. Wrócimy jeszcze do tego, dlaczego warto. Obowiązek dotyczy **wszystkich podatników** używających kasy - niezależnie od tego, czy prowadzisz salon fryzjerski, warsztat, gabinet lekarski, sklep czy punkt gastronomiczny. Rodzaj działalności nie ma tu znaczenia. ## Jak policzyć termin przeglądu? To pytanie wraca do nas najczęściej, więc rozłóżmy je na czynniki pierwsze. **Pierwszy przegląd** liczymy od dnia **fiskalizacji** kasy - czyli od momentu, gdy urządzenie zostało uruchomione w trybie fiskalnym i wystawiło raport fiskalizacji. Jeśli fiskalizacja miała miejsce 15 marca 2024 r., ostatni dopuszczalny termin pierwszego przeglądu to 15 marca 2026 r. **Kolejne przeglądy** liczymy od dnia **ostatniego wykonanego przeglądu**. Jeśli poprzedni odbył się 10 czerwca 2024 r., na następny masz czas do 10 czerwca 2026 r. Warto wiedzieć o jeszcze jednej rzeczy: **wcześniejszy przegląd przerywa bieg dwuletniego terminu**. Jeśli więc z jakiegoś powodu zrobisz serwis kilka miesięcy przed końcem terminu - bieg dwóch lat startuje od nowa, od tego wcześniejszego przeglądu. To potwierdził sam Szef KAS w piśmie z 6 maja 2021 r. ### Szczególne sytuacje, w których przegląd jest wymagany wcześniej lub inaczej Jest kilka przypadków, które łatwo przeoczyć: - **Kasa w najmie, dzierżawie lub leasingu** - pierwszy przegląd trzeba zrobić _po objęciu kasy w używanie, a przed jej fiskalizacją_. To wyjątek od reguły. - **Wymiana modułu fiskalnego i ponowna fiskalizacja** - zgodnie z interpretacją organów podatkowych wymiana modułu i jego fiskalizacja rozpoczyna bieg nowego 2-letniego terminu od dnia fiskalizacji nowego modułu. - **Zawieszenie działalności** - w okresie zawieszenia nie musisz wykonywać przeglądu, pod warunkiem że nie prowadzisz w tym czasie żadnej sprzedaży. Ale uwaga: przed wznowieniem działalności i pierwszą sprzedażą przegląd musisz wykonać - nawet jeśli formalny termin wypadł w czasie zawieszenia. - **Zapełnienie pamięci fiskalnej** - wymaga pilnej wizyty serwisanta, bo bez sprawnej pamięci nie wystawisz paragonu. Jeśli nie jesteś pewien, w której sytuacji jesteś - zadzwoń do nas, sprawdzimy razem w książce serwisowej. ## Kto może wykonać przegląd? Tylko **autoryzowany serwis kas rejestrujących**, czyli podmiot, który ma uprawnienia nadane przez producenta lub importera danego modelu i jest wpisany jako serwis tej kasy. Informacja o firmie serwisującej Twoje urządzenie znajduje się w książce serwisowej kasy. Przegląd wykonany przez osobę bez uprawnień jest nieważny w świetle przepisów - a to oznacza, że w oczach urzędu skarbowego po prostu nie miał miejsca. Dlatego warto upewnić się, że osoba, która przykłada pieczątkę do książki, naprawdę ma do tego prawo. ## Co dokładnie robi serwisant? Zakres przeglądu reguluje § 55 rozporządzenia i nie jest to „pieczątka za 5 minut”. Serwisant sprawdza m.in.: - stan i liczbę plomb kasy oraz ich zgodność z zapisem w książce serwisowej, - stan obudowy, wyświetlaczy i mechanizmu drukującego, - poprawność działania kasy, w szczególności przy wystawianiu dokumentów fiskalnych, - program pracy kasy i jego zgodność z dokumentacją, - stan baterii lub akumulatora, - w przypadku kas online - także komunikację z repozytorium Ministerstwa Finansów i zapis informacji o przeglądzie. Cała wizyta trwa zwykle około 30-40 minut. Na koniec pojawia się wpis do książki serwisowej - to Twój dokument potwierdzający wykonanie obowiązku, więc traktuj go jak ważny papier firmowy. ## Ile to kosztuje u nas? Cena przeglądu nie jest ustalana przez żadne przepisy - zależy od modelu kasy, regionu, zakresu prac i polityki serwisu. Na rynku stawki potrafią mieścić się w przedziale od ok. 150 do nawet 400 zł brutto za jeden przegląd. U nas staramy się, żeby było prosto i przewidywalnie - mamy dwie jasne opcje: - **Przegląd co 12 miesięcy** - standardowy przegląd roczny: **140 zł netto** - **Przegląd co 24 miesiące** - rozszerzony przegląd dwuletni: **300 zł netto** Brzmi jak wydatek? Rozłóż sobie 300 zł na 24 miesiące - wychodzi około 12-13 zł miesięcznie za pewność, że kasa działa prawidłowo i że skarbówka nie ma się do czego przyczepić. To mniej niż dwie kawy na mieście. ### Dlaczego warto rozważyć przegląd co 12 miesięcy, a nie co 24 Na pierwszy rzut oka wariant dwuletni wydaje się tańszy - i owszem, w skali dwóch lat zapłacisz 300 zł zamiast 280 zł (2 × 140 zł). Różnica to dosłownie 20 zł. Ale coroczny przegląd daje coś, czego nie wyceni się w złotówkach: - **Przedłużenie gwarancji na pamięć fiskalną** - u większości producentów coroczny przegląd wydłuża gwarancję nawet do 5 lat. Biorąc pod uwagę, ile kosztuje wymiana modułu fiskalnego, to oszczędność, która potrafi zwrócić się wielokrotnie. - **Mniejsze ryzyko, że termin Ci ucieknie** - rok to okres łatwiejszy do zapamiętania niż dwa, a kara 300 zł plus ewentualny zwrot ulgi 700 zł boli bardziej niż 20 zł różnicy w cenie. - **Szybsze wykrycie usterek** - drobne problemy (zużyta głowica, słaby akumulator, luźna plomba) łatwiej naprawić wcześniej, zanim zamienią się w kosztowną awarię w najgorszym możliwym momencie. Dlatego większości naszych klientów szczerze polecamy wariant roczny. Ale decyzja oczywiście należy do Ciebie. ## Kary za zaniedbanie - i to jest ta nieprzyjemna część Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT, jeżeli nie poddasz kasy przeglądowi w terminie, naczelnik urzędu skarbowego **nakłada decyzją karę pieniężną w wysokości 300 zł**. Słowo „nakłada” jest tutaj kluczowe - urzędnik nie ma pola do uznania, kara jest obligatoryjna. Masz 14 dni na zapłatę od doręczenia decyzji. Ale to nie wszystko. Jeśli korzystałeś z **ulgi na zakup kasy** (do 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł), i spóźnisz się z przeglądem w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania - musisz tę ulgę **zwrócić**. Co oznacza, że jednodniowe spóźnienie z pierwszym przeglądem może kosztować Cię 300 zł kary **plus** 700 zł zwrotu ulgi. Razem tysiąc złotych, którego łatwo uniknąć. Złożenie czynnego żalu uchroni Cię jedynie przed odpowiedzialnością karną skarbową - nie uchroni ani przed 300 zł, ani przed zwrotem ulgi. ## Checklista: jak nie zapomnieć o przeglądzie 1. **Sprawdź dzisiaj datę ostatniego przeglądu** w książce serwisowej kasy. To dosłownie minuta. 2. **Wpisz termin kolejnego przeglądu do kalendarza w telefonie** - najlepiej z przypomnieniem na miesiąc przed datą graniczną. 3. **Umów serwis z wyprzedzeniem co najmniej 2 tygodni** - w sezonie terminy potrafią się szybko zapełniać, a serwis ma do 5 dni na wykonanie usługi od zgłoszenia. 4. **Nie czekaj do ostatniego dnia.** Urlopy, choroby, awarie - zawsze zdarza się coś nieprzewidzianego. 5. **Zachowuj książkę serwisową w bezpiecznym miejscu** i pilnuj, żeby serwisant dokonał w niej czytelnego wpisu. 6. **Rozważ przegląd coroczny** - przedłuża gwarancję pamięci fiskalnej i minimalizuje ryzyko, że termin Ci ucieknie. ## My też o Tobie pamiętamy W Firmie Monkiewicz traktujemy przeglądy serio - dlatego prowadzimy ewidencję terminów naszych klientów i z wyprzedzeniem się przypominamy, żeby nikt nie musiał spędzać wieczoru z kalkulatorem i pismem z urzędu. Ale szczerze: **ostateczna odpowiedzialność za terminowy przegląd zawsze spoczywa na podatniku**, więc najlepiej działa połączenie naszego przypomnienia i Twojego własnego wpisu w kalendarzu. Jeśli nie jesteś pewien, kiedy wypada Twój kolejny przegląd - **zadzwoń albo napisz, sprawdzimy to razem**. Zajmie nam to chwilę, a Tobie oszczędzi potencjalnie tysiąca złotych i sporej dawki stresu. Bo o klientów naprawdę dbamy - nie tylko wtedy, gdy kupują, ale przez cały czas, gdy korzystają z kasy kupionej u nas. --- _Podstawa prawna: art. 111 ust. 3a pkt 4 oraz ust. 6ka ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; § 54-55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących._ ## Potrzebujesz porady w swojej sprawie? Zadzwoń i opisz nam swoją sytuację, a doradzimy, jakie rozwiązanie będzie odpowiednie w Twoim przypadku. [Zadzwoń: 89 613 19 19](tel:+48896131919) [Wróć do bloga](https://firmamonkiewicz.pl/blog) Biuro czynne pn-pt 8:00-16:00 --- **Monkiewicz Sp. z o.o.**, ul. Jodłowa 32 lok. 2, 10-687 Bartąg, NIP 7394010572 - Telefon: [+48 89 613 19 19](tel:+48896131919). Biuro czynne pn-pt 8:00-16:00. - E-mail: [biuro@firmamonkiewicz.pl](mailto:biuro@firmamonkiewicz.pl) - Ta strona w HTML: - Przewodnik po witrynie dla agentów: