Przegląd okresowy kasy fiskalnej - czy musisz go wykonać? - Blog

Kasa fiskalna to jedno z tych urządzeń, o których przypominamy sobie dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak - albo gdy przyjdzie pismo z urzędu skarbowego. A szkoda, bo regularny przegląd techniczny to obowiązek, który kosztuje niewiele, za to jego zaniedbanie potrafi zaboleć po kieszeni i po nerwach. W tym wpisie wyjaśniamy spokojnie i po ludzku, kiedy przegląd jest wymagany, ile kosztuje, co grozi za spóźnienie i jak o nim nie zapomnieć. Bo w Firmie Monkiewicz naprawdę wolimy Wam przypomnieć z wyprzedzeniem, niż pocieszać po fakcie.

Skąd właściwie bierze się ten obowiązek?

Obowiązek poddawania kasy rejestrującej przeglądowi wynika wprost z ustawy o VAT - konkretnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 - oraz z rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W § 54 tego rozporządzenia znajdziemy kluczowe zdanie: obowiązkowy przegląd techniczny kasy wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

To oznacza dwie rzeczy. Po pierwsze - przegląd nie jest jednorazowy, dotyczy każdej kasy przez cały okres jej użytkowania. Po drugie - „nie rzadziej niż" to nie to samo co „dokładnie co". Możesz robić przegląd częściej (np. co rok) i wielu naszych klientów właśnie tak robi. Wrócimy jeszcze do tego, dlaczego warto.

Obowiązek dotyczy wszystkich podatników używających kasy - niezależnie od tego, czy prowadzisz salon fryzjerski, warsztat, gabinet lekarski, sklep czy punkt gastronomiczny. Rodzaj działalności nie ma tu znaczenia.

Jak policzyć termin przeglądu?

To pytanie wraca do nas najczęściej, więc rozłóżmy je na czynniki pierwsze.

Pierwszy przegląd liczymy od dnia fiskalizacji kasy - czyli od momentu, gdy urządzenie zostało uruchomione w trybie fiskalnym i wystawiło raport fiskalizacji. Jeśli fiskalizacja miała miejsce 15 marca 2024 r., ostatni dopuszczalny termin pierwszego przeglądu to 15 marca 2026 r.

Kolejne przeglądy liczymy od dnia ostatniego wykonanego przeglądu. Jeśli poprzedni odbył się 10 czerwca 2024 r., na następny masz czas do 10 czerwca 2026 r.

Warto wiedzieć o jeszcze jednej rzeczy: wcześniejszy przegląd przerywa bieg dwuletniego terminu. Jeśli więc z jakiegoś powodu zrobisz serwis kilka miesięcy przed końcem terminu - bieg dwóch lat startuje od nowa, od tego wcześniejszego przeglądu. To potwierdził sam Szef KAS w piśmie z 6 maja 2021 r.

Szczególne sytuacje, w których przegląd jest wymagany wcześniej lub inaczej

Jest kilka przypadków, które łatwo przeoczyć:

Kasa w najmie, dzierżawie lub leasingu - pierwszy przegląd trzeba zrobić po objęciu kasy w używanie, a przed jej fiskalizacją. To wyjątek od reguły.
Wymiana modułu fiskalnego i ponowna fiskalizacja - zgodnie z interpretacją organów podatkowych wymiana modułu i jego fiskalizacja rozpoczyna bieg nowego 2-letniego terminu od dnia fiskalizacji nowego modułu.
Zawieszenie działalności - w okresie zawieszenia nie musisz wykonywać przeglądu, pod warunkiem że nie prowadzisz w tym czasie żadnej sprzedaży. Ale uwaga: przed wznowieniem działalności i pierwszą sprzedażą przegląd musisz wykonać - nawet jeśli formalny termin wypadł w czasie zawieszenia.
Zapełnienie pamięci fiskalnej - wymaga pilnej wizyty serwisanta, bo bez sprawnej pamięci nie wystawisz paragonu.

Jeśli nie jesteś pewien, w której sytuacji jesteś - zadzwoń do nas, sprawdzimy razem w książce serwisowej.

Kto może wykonać przegląd?

Tylko autoryzowany serwis kas rejestrujących, czyli podmiot, który ma uprawnienia nadane przez producenta lub importera danego modelu i jest wpisany jako serwis tej kasy. Informacja o firmie serwisującej Twoje urządzenie znajduje się w książce serwisowej kasy.

Przegląd wykonany przez osobę bez uprawnień jest nieważny w świetle przepisów - a to oznacza, że w oczach urzędu skarbowego po prostu nie miał miejsca. Dlatego warto upewnić się, że osoba, która przykłada pieczątkę do książki, naprawdę ma do tego prawo.

Co dokładnie robi serwisant?

Zakres przeglądu reguluje § 55 rozporządzenia i nie jest to „pieczątka za 5 minut". Serwisant sprawdza m.in.:

stan i liczbę plomb kasy oraz ich zgodność z zapisem w książce serwisowej,
stan obudowy, wyświetlaczy i mechanizmu drukującego,
poprawność działania kasy, w szczególności przy wystawianiu dokumentów fiskalnych,
program pracy kasy i jego zgodność z dokumentacją,
stan baterii lub akumulatora,
w przypadku kas online - także komunikację z repozytorium Ministerstwa Finansów i zapis informacji o przeglądzie.

Cała wizyta trwa zwykle około 30–40 minut. Na koniec pojawia się wpis do książki serwisowej - to Twój dokument potwierdzający wykonanie obowiązku, więc traktuj go jak ważny papier firmowy.

Ile to kosztuje u nas?

Cena przeglądu nie jest ustalana przez żadne przepisy - zależy od modelu kasy, regionu, zakresu prac i polityki serwisu. Na rynku stawki potrafią mieścić się w przedziale od ok. 150 do nawet 400 zł brutto za jeden przegląd. U nas staramy się, żeby było prosto i przewidywalnie - mamy dwie jasne opcje:

Przegląd co 12 miesięcy - standardowy przegląd roczny: 140 zł netto
Przegląd co 24 miesiące - rozszerzony przegląd dwuletni: 300 zł netto

Brzmi jak wydatek? Rozłóż sobie 300 zł na 24 miesiące - wychodzi około 12–13 zł miesięcznie za pewność, że kasa działa prawidłowo i że skarbówka nie ma się do czego przyczepić. To mniej niż dwie kawy na mieście.

Dlaczego warto rozważyć przegląd co 12 miesięcy, a nie co 24

Na pierwszy rzut oka wariant dwuletni wydaje się tańszy - i owszem, w skali dwóch lat zapłacisz 300 zł zamiast 280 zł (2 × 140 zł). Różnica to dosłownie 20 zł. Ale coroczny przegląd daje coś, czego nie wyceni się w złotówkach:

Przedłużenie gwarancji na pamięć fiskalną - u większości producentów coroczny przegląd wydłuża gwarancję nawet do 5 lat. Biorąc pod uwagę, ile kosztuje wymiana modułu fiskalnego, to oszczędność, która potrafi zwrócić się wielokrotnie.
Mniejsze ryzyko, że termin Ci ucieknie - rok to okres łatwiejszy do zapamiętania niż dwa, a kara 300 zł plus ewentualny zwrot ulgi 700 zł boli bardziej niż 20 zł różnicy w cenie.
Szybsze wykrycie usterek - drobne problemy (zużyta głowica, słaby akumulator, luźna plomba) łatwiej naprawić wcześniej, zanim zamienią się w kosztowną awarię w najgorszym możliwym momencie.

Dlatego większości naszych klientów szczerze polecamy wariant roczny. Ale decyzja oczywiście należy do Ciebie.

Kary za zaniedbanie - i to jest ta nieprzyjemna część

Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT, jeżeli nie poddasz kasy przeglądowi w terminie, naczelnik urzędu skarbowego nakłada decyzją karę pieniężną w wysokości 300 zł. Słowo „nakłada" jest tutaj kluczowe - urzędnik nie ma pola do uznania, kara jest obligatoryjna. Masz 14 dni na zapłatę od doręczenia decyzji.

Ale to nie wszystko. Jeśli korzystałeś z ulgi na zakup kasy (do 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł), i spóźnisz się z przeglądem w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania - musisz tę ulgę zwrócić. Co oznacza, że jednodniowe spóźnienie z pierwszym przeglądem może kosztować Cię 300 zł kary plus 700 zł zwrotu ulgi. Razem tysiąc złotych, którego łatwo uniknąć.

Złożenie czynnego żalu uchroni Cię jedynie przed odpowiedzialnością karną skarbową - nie uchroni ani przed 300 zł, ani przed zwrotem ulgi.

Checklista: jak nie zapomnieć o przeglądzie

Sprawdź dzisiaj datę ostatniego przeglądu w książce serwisowej kasy. To dosłownie minuta.
Wpisz termin kolejnego przeglądu do kalendarza w telefonie - najlepiej z przypomnieniem na miesiąc przed datą graniczną.
Umów serwis z wyprzedzeniem co najmniej 2 tygodni - w sezonie terminy potrafią się szybko zapełniać, a serwis ma do 5 dni na wykonanie usługi od zgłoszenia.
Nie czekaj do ostatniego dnia. Urlopy, choroby, awarie - zawsze zdarza się coś nieprzewidzianego.
Zachowuj książkę serwisową w bezpiecznym miejscu i pilnuj, żeby serwisant dokonał w niej czytelnego wpisu.
Rozważ przegląd coroczny - przedłuża gwarancję pamięci fiskalnej i minimalizuje ryzyko, że termin Ci ucieknie.

My też o Tobie pamiętamy

W Firmie Monkiewicz traktujemy przeglądy serio - dlatego prowadzimy ewidencję terminów naszych klientów i z wyprzedzeniem się przypominamy, żeby nikt nie musiał spędzać wieczoru z kalkulatorem i pismem z urzędu. Ale szczerze: ostateczna odpowiedzialność za terminowy przegląd zawsze spoczywa na podatniku, więc najlepiej działa połączenie naszego przypomnienia i Twojego własnego wpisu w kalendarzu.

Jeśli nie jesteś pewien, kiedy wypada Twój kolejny przegląd - zadzwoń albo napisz, sprawdzimy to razem. Zajmie nam to chwilę, a Tobie oszczędzi potencjalnie tysiąca złotych i sporej dawki stresu. Bo o klientów naprawdę dbamy - nie tylko wtedy, gdy kupują, ale przez cały czas, gdy korzystają z kasy kupionej u nas.

Podstawa prawna: art. 111 ust. 3a pkt 4 oraz ust. 6ka ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; § 54–55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.